Dokumentu adimenduna / El documento inteligente

Blockchain teknologiak ongi etorria ematen dio dokumentu adimendunari. Dokumentu adimendunak admimistrazio-prozedurak erraztuko ditu, eta, horrekin batera, administrazioaren nahaspila burokratikoa desagertaraziko du.  Blockhain aroko dukumentuak bere baitan izango ditu jarraibide autoexekutagarriak eta haien artean baldintzatuak, hau da, bat betetzean hurrrengoa automatikoki abian jarriko da. Etorkizun hurbileko teknologia da blockchain, eta gure bizimodua erabat aldatuko du. 

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La tecnología blockchain da la bienvenida al documento inteligente, con instrucciones autoejecutables y condicionadas entre sí. El documento inteligente simplificará los procedimientos administrativos, acabando con la maraña burocrática de la administración.

Durante siglos el documento en papel ha sido plano, sin más elementos que la información plasmada en ese papel. Con la administración electrónica este aspecto cambia, porque los metadatos dotan al documento electrónico de información diferenciada de ese contenido, simplemente contextualizándolo. Sin embargo con la tecnología blockchain damos la bienvenida al documento inteligente, con instrucciones autoejecutables y condicionadas entre sí. Es otra dimensión, altamente disruptiva y que introducirá profundos cambios en todos los órdenes, desde las transacciones hasta la organización laboral de la sociedad.

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Benetako kopia kautoaren bila / En busca de la auténtica copia auténtica

Administrazio elektronikoari buruzko araudi berriarekin batera, bertan behera utzi da erabat errotutako antzinako ohitura burokratikoa, hau da, konpultsa. Dena den, galtze horrek beste figura askoz ere eraginkorrago bat ekarri digu, zer eta kopia kautoa. Kopia kautoak jatorrizko  dokumentuak besteko baliozkotasun du. Baina horrela izateko ezinbestekoa da kopia kautoa jatorrizko dokumentutik zuzenean ateratzea, edo beste kopia kauto batetik.



La nueva normativa de administración electrónica se ha llevado consigo una figura secular que estaba tremendamente arraigada en la rutina burocrática: la compulsa. A cambio de esta pérdida, nos ha traído una figura mucho más eficaz: la copia auténtica. La copia auténtica tiene la misma validez que un original. Pero para que esto sea así, es requisito imprescindible que la copia auténtica se realice partiendo de un original o de otra copia auténtica.

 Trámites todo electrónico

La ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas, y la  ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público determinan que el funcionamiento habitual y único de las administraciones públicas españolas es el electrónico. Pero en este proceso [...] juega un papel de suma importancia la figura de la copia auténtica. Es la que va a permitir que el arranque sea electrónico desde el inicio del trámite, independientemente del formato del documento con el que arranque el trámite.
 
El artículo 16.5 de la ley 39/2015 establece que  "los documentos presentados de manera presencial ante las administraciones públicas, deberán ser digitalizados... por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado". Esto es especialmente importante para la entrega de documentos por parte del ciudadano (persona física), a quien la ley permite presentar sus documentos en formato papel. También va a permitir cierta flexibilidad en una indefinida etapa de transición hacia lo digital, durante la cual el papel convivirá en un porcentaje significativo con el formato electrónico.
  
¿Todo lo que se digitaliza es una copia auténtica?

Por tanto, la figura de la copia auténtica es la que va a permitir garantizar un trámite electrónico independientemente de que el punto de partida tenga lugar con un papel. Pero aquí surge la duda, no bien aclarada por la ley 39/2015: ¿todo lo que se digitaliza en una oficina de asistencia en materia de registro adquiere el estatus de copia auténtica? ...

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Administrazio elektronikoa. Kontzeptuak / Administración electrónica. Conceptos

Dokumentu elektronikoa

Modu elektronikoan dagoen edozein eratako informazioa da;euskarri elektronikoan artxibatuta egoten da, formatu jakin batean. Dokumentu hori identifikatu egin daiteke eta tratamendu berezitua izan dezake.

Administrazio-prozedura bati dagozkion dokumentu elektroniko guztiek osatzen dute espediente elektronikoa.
 
Documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Los documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo se agrupan en el expediente electrónico. 

•   Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico

Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika

Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak bere barnean biltzen ditu   erakundea definitzen duten orientabide edo jarraibideak. Erakundeak ezartzen du politika hori  berari dagozkion eginkizun eta jardueren araberako  dokumentu benetakoak, fidagarriak eta denboran zehar eskuragarri direnak sortzeko eta kudeatzeko.

Politika hori erakundearen mailarik gorenean onartzen da, eta erantzukizunak esleitzen ditu dokumentuak beren bizi-zikloan zehar tratatzeko programaren koordinazio, aplikazio, gainbegiratze eta kudeaketari dagokionez.

Asturias Printzerriko Batzar Nagusieetako dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikari buruzko arauak dira  parlamentu batek egindako eta argitaratutako dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika-eredu bat.  

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

Ejemplo de política de gestión de documentos electrónicos elaborada y publicada por una institución parlamentaria

• Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias

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¿Quién manda en el documento electrónico?

Artxibozainek artxibatu egiten dute,   kudatzaileek  izapidatu , informatikoek administrazio elektronikoa zuzendu , baina  norena da dokumentazio-kudeaketaren azken ardura?
E-dokumentuaren erantzukizuna zentralizatzeak  administrazio digitalaren ezarpena bizkortuko luke.

Archivan los archiveros. Tramitan los gestores. Dirigen la administración electrónica los informáticos. Pero, ¿quién asume la responsabilidad sobre la gestión documental? Centralizar la responsabilidad de la organización sobre el documento electrónico, probablemente aceleraría la implantación de la administración digital.

El documento es el eje de la administración electrónica. Y precisamente por serlo, necesita un tratamiento global, planificado y sistemático. En el marco de ese planteamiento, la existencia de una responsabilidad clara que garantice la correcta ejecución del plan se hace cada vez más necesaria.

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